U heeft het zonder twijfel al meegemaakt.  Het maakt niet uit welke functie u bekleed.  U heeft een goed gesprek gehad, of een goede meeting.  Er was een duidelijk akkoord over iets.  Er was een positief einde en… dan gebeurt er niets.  De frustratie groeit en van dat positieve gevoel blijft er uiteindelijk niets over.

Waarom gebeurde er niets met de afspraken die u maakte?  Daar zijn verschillende redenen voor.  Of iedereen viel terug op de oude routine (er was dus geen gevoel dat sterk genoeg was om een verandering door te voeren), of niet iedereen begreep de conclusies op de zelfde manier, of de actiepunten waren te vrijblijvend, of er was geen verantwoordelijkheid toegewezen en ga zo maar door.

Maar hoe kan u ervoor zorgen dat deze gesprekken niet zorgen voor een gevoel van frustratie, maar wel degelijk een verschil maken?  Ik geef u graag drie tips mee;

1.       Bespreek de actiepunten samen met alle deelnemers en laat iedereen individueel een commitment geven.  Zo bekomt u betrokkenheid.  Bovendien weet iedereen die aanwezig is dat iedereen akkoord gaat met wat is afgesproken.

2.       Wijs duidelijk taken en verantwoordelijkheden toe.  Doet u dit niet, dan is er geen duidelijke trigger voor mensen om tot actie over te gaan.  Er is bovendien niemand die kan worden aangesproken op het feit dat een actie uitblijft.  Op deze manier kan er geen onduidelijkheid bestaan over wie wat moet doen.

3.       Maak – samen – een verslag.  Met andere woorden, eindig het gesprek met kort alle punten die opgenomen worden in het verslag te overlopen en met een akkoord te vragen aan alle deelnemers.  Schrijf het verslag dan en stuur het aan alle deelnemers door.  U kan dit doen als manager die de leiding van het gesprek heeft, als verkoper die de klant bezoekt, als deelnemer aan een gesprek indien de gespreksleider het nalaat.  Doe het, het werkt bijzonder goed.

U mag dan al denken dat dit te eenvoudig is.  Maar geloof me, het zijn vaak deze kleine eenvoudige zaken die het onderscheid maken tussen succes en falen.  Bovendien kost het weinig tijd om te doen.  Indien u deze zaken toepast, dan geeft ik u nog een bonustip mee; Volg de afspraken op en geef feedback!

Waar u bij de vorige drie tips de zaken in gang zet, zorgt u door het opvolgen en geven van feedback dat u het momentum kunt behouden.  Indien u zich niet comfortabel voelt bij het ongevraagd doorsturen van dit soort opvolgingen, spreek het dan af bij het maken van het verslag.

Een gouden regel; loof mensen in de openbaarheid, bekritiseer enkel persoonlijk.  Met andere woorden, geeft enkel de positieve feedback aan iedereen.  Zaken die negatief zijn, vraagt (en ik bedoel wel degelijk vragen, niet verwijten) u naar de redenen waarom bepaalde afspraken – nog – niet zijn nagekomen.